物流委託がブラックボックス化しているときはどうする？既存業者の体制と費用を見える化する方法

物流業務を外部へ委託している企業から、次のようなご相談をいただくことがあります。

「既存の物流業者が、どのような体制で業務を行っているのか分からない」
「物流費の内訳が見えず、現在の金額が適正なのか判断できない」
「値上げを求められたが、根拠が分からないため、受け入れるべきか迷っている」
「問題があることは感じているものの、何から確認すればよいか分からない」

委託期間が長くなると、契約後に業務が追加されたり、委託元・委託先双方の担当者が交代したりして
業務内容や運営体制が徐々に見えにくくなることがあります。

このような状況で値上げを求められても、現在の費用構造や業務量を把握していなければ
提示された金額の妥当性を判断できません。

そこで今回は、既存の物流業者の体制がブラックボックス化している場合
何から確認し、どのように見直しを進めればよいのかを、当社の営業部長に聞きました。

▼解説をするのはこの人

営業部 部長
2006年アドバンスト・ロジスティックス・ソリューションズ株式会社へ入社。
医薬品を中心に複数拠点のセンター長を歴任し、 現場運営からチームマネジメントまで幅広く担当。
トヨタ式改善を基盤に、安定稼働・原価低減・品質向上を実現。 前職では全国規模の物流再編プロジェクトにおいて新センター立ち上げを推進。 豊富な現場経験を活かし、物流現場の課題解決やネットワーク再構築に向けた 提案を実施している。

この記事で分かること

• 物流委託がブラックボックス化する原因と問題
• 現状把握のために確認したい4つの項目
• 既存の物流業者に確認したい資料
• 既存業者との改善や委託先変更を考えるポイント

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――既存の物流業者について、「現場がどのような体制で動いているのか分からない」という相談があるそうですね。

はい。物流業務を委託していても、実際に誰が、何人で、どのように作業しているのかまでは把握できていない、というご相談があります。
毎月の物流費や出荷件数は確認できても、その数字の背景にある人員配置や作業方法、管理体制が見えない状態です。

――物流業者へ委託している以上、現場の細かいところまで把握する必要はないのではないでしょうか？

委託元が、日々の作業を一つひとつ管理する必要はありません。

ただ、現場を安定して運営できているか、費用や体制が妥当かを判断するための情報は、
必要なときに確認できるようにしておく必要があります。

例えば、次のような情報です。

• 契約にない作業があるか
• 委託元と物流業者の役割がどこで分かれているか
• 現場責任者は誰か
• どのような人員体制で運営しているか
• 作業や品質をどのように管理しているか
• 物量や作業内容に対して、どの程度の費用がかかっているか
• トラブル発生時の連絡・報告ルートはどうなっているか

当社では、業務範囲と役割分担を明確にしたうえで、
日々の物量に対する人員配置、作業の進捗、品質、生産性を確認できるようにしています。

問題が起きた際に、どの工程で何が起きたのかを追える状態にしておくためです。

大切なのは、現場のすべてを細かく管理することではなく
物量や作業内容に対して適切な体制になっているか、問題が起きたときに原因を追えるかを、委託元と共有できる状態にしておくことです。

こうした運営の実態を委託元が把握できず、物流業者からも十分に情報が共有されていない状態が、
物流委託のブラックボックス化だと考えています。

――物流業者が情報を出してくれないことが、ブラックボックス化の原因なのでしょうか？

必ずしも、物流業者が意図的に情報を隠しているとは限りません。

長く運営を続けるなかで、契約当初にはなかった流通加工や個別梱包などが追加され
そのまま定常業務になっていることがあります。

こうした変更を契約書や仕様書に反映していないと、書面と実際の業務にずれが生じます。

また、担当者の交代によって、作業を追加した経緯や判断理由が引き継がれず、全体像が分からなくなるケースもあります。

――一度にブラックボックス化するのではなく、日々の小さな変更が積み重なって起きるのですね。

そうですね。

特に、追加作業が記録されていない、担当者間だけの認識になっている、
定例会が実績報告だけになっている、といった状態が続くとブラックボックス化しやすくなります。

そのため当社では、作業を追加・変更する際に、業務内容だけでなく
必要な人員や工数、品質への影響も確認し、手順や役割分担に反映しています。

――体制が見えないままでも、日々の入出荷が問題なく行われていれば、大きな問題はないようにも思えます。

何も起きていない間は、そう見えるかもしれません。
しかし、物量の増加や品質トラブル、物流費の上昇などが起きたときに、判断材料がないことが問題になります。

例えば物流費が上がっても、物量が増えたのか、作業が複雑になったのか
人件費や資材費が上昇したのかが分からなければ、費用の妥当性を判断できません。

――原因が分からないため、改善策も決められないということですね。

そのとおりです。

運営の実態が見えないと、品質トラブルの原因を特定できず、物流業者へ具体的な改善を求めることも難しくなります。

また、委託先を変更する場合も、現状の業務範囲や物量、作業条件、求める品質水準を説明できなければ、
正確な見積もりや比較ができません。

条件が曖昧なまま切り替えると、新しい委託先でも同じようにブラックボックス化する可能性があります。

――現状がほとんど分からない場合、どこから手をつければよいのでしょうか？

まずは、現在の物流委託を次の4つに分けて整理します。

1. 契約と業務範囲
2. 運営体制と役割分担
3. 品質と生産性
4. 料金体系と費用構造

いきなりすべてを細かく調べるのではなく、
まずは4つの項目ごとに、「分かっていること」と「分かっていないこと」を整理します。

――契約については、どのような資料を確認すればよいですか？

まずは、契約書や業務仕様書、見積書、料金表など、現在の業務内容と費用が分かる資料を確認します。
必要に応じて、覚書や過去の議事録、作業の追加・変更に関するメールなども見ていきます。

ただし、資料を集めるだけでは十分ではありません。

重要なのは、契約書や仕様書に記載された業務と、現在、現場で行われている業務が一致しているかを確認することです。

――契約書に載っていない業務が、実際には行われていることもあるのでしょうか？

あります。

小さな追加依頼でも、毎日・毎週繰り返されれば相応の工数になります。
その作業が料金へどのように反映されているのか曖昧なままだと、値上げや追加費用の妥当性も判断しにくくなります。

――運営体制では、現場の人数を確認すればよいのでしょうか？

人数だけではなく、役割と指示系統まで確認します。

具体的には、現場責任者は誰か、誰が日々の作業指示を出しているか、
誰が進捗や品質を確認しているかといった点です。

さらに、欠員時の対応や繁忙期の人員確保、新しい作業者の教育方法、問題発生時の報告ルートも見ておく必要があります。

組織図が用意されていても、現場で実際に誰が判断し、
どのように指示を出しているかが分からなければ、運営体制が見えているとはいえません。

――現場の状態を把握するために、どのような数字を見ればよいですか？

物流業務の内容によって異なりますが、基本となるのは物量・品質・生産性の3つです。

物量では入出荷量や保管数量、品質では誤出荷率や在庫差異、
生産性では一人一時間当たりの処理件数や工程別の作業時間などを確認します。

これらを継続して見ることで、物量の変化に対して人員配置が適切だったか、
どの工程で品質や生産性に問題が起きているかを把握しやすくなります。

――たくさんのKPIを設定するほど、管理しやすくなるのでしょうか？

必ずしもそうではありません。

数字を集めること自体が目的になると、現場の負担だけが増えてしまいます。

「物流費が上昇している原因を確認したい」「誤出荷を減らしたい」など
現在の課題に合わせて必要な指標を選ぶことが大切です。

　
当社でも、すべての数字を一律に追うのではなく、現場の課題に応じて必要な指標を選んでいます。
実績を記録するだけでなく、数字が変化した背景まで確認し、改善につなげることが重要だと考えます。

▼KPIについては以下の記事で解説しています。

――費用については、請求書の内訳を見れば十分でしょうか？

請求書の項目だけでなく、各費用が何を基準に算定されているかまで確認します。

例えば、次のような項目です。

• 入荷費
• 保管費
• ピッキング・出荷費
• 資材・梱包費
• 配送費
• 追加作業費

などがあります。

また、契約時にはなかった追加作業が発生している場合は、
その費用がどの項目に、どのように反映されているかも確認します。

▼こちらの資料もご参考にしてください。

　

――委託元だけでは情報を整理できない場合、物流業者には何を確認すればよいでしょうか？

まずは、現在の業務内容や運営状況が分かる資料を確認します。主なものは、次のとおりです。

• 現在の業務一覧と、入荷から出荷までの業務フロー
• 運営体制図と役割分担表
• 作業手順書
• 直近の物量・人員配置・品質の実績
• トラブルの発生状況と対策の履歴
• 改善活動の実施状況
• 費用内訳と算定方法
• 繁忙期や災害発生時の対応方法

ただし、最初からすべての資料を用意する必要はありません。

何を確認したいのかを整理し、業務フローや直近の実績など
現在の運営状況を把握するために必要な資料から確認します。

――体制や費用を見える化した後、既存の物流業者と改善を続けるか、委託先を変更するかは、どのように考えればよいでしょうか？

まずは、既存の物流業者と課題を共有し、一緒に改善を進められるかを確認します。

物流現場では、物量や商品、作業条件が日々変化します。
そのため、現時点の実績だけで判断するのではなく、変化やトラブルがあったときに原因を確認し
改善を続けられる体制になっているかが重要です。

例えば、次のような状態であれば、既存の物流業者と改善を進められる可能性があります。

• 業務内容や運営実績を共有できる
• 課題の原因と対策を話し合い、実行できる
• 改善後の効果や費用の変化を確認できる

一方で、運営状況が共有されず、同じトラブルが繰り返されても対策が進まない場合は
委託先の変更を含めて運営体制そのものを見直す必要があると考えます。

――物流現場を安定して運営するためには、継続して改善できる関係が大切なのですね。

そうですね。当社も3PL事業者として、物量や品質、生産性の変化を確認しながら、
委託元と課題を共有し、改善を積み重ねることを大切にしています。

ただし、委託先を変更する場合にも、現在の業務範囲や物量、作業条件、求める品質水準を整理する必要があります。
現状が分からないままでは、新しい物流業者へ正確な条件を伝えられず、適切な運営体制や費用を検討できないためです。

既存の物流業者との改善を続ける場合も、委託先を変更する場合も、
まずは現在の物流業務を見える化することが出発点になります。

物流業者の運営体制や費用が見えない場合、すぐに価格交渉や委託先の変更を進めるのではなく
まずは現在の物流業務を説明できる状態にすることが重要です。

確認するポイントは、主に次の4つです。

1. 契約と実際の業務範囲
2. 運営体制と役割分担
3. 物量・品質・生産性
4. 料金体系とコスト構造

これらを見える化することで、物流費が変化した理由や値上げの根拠、見直すべき作業や体制を確認しやすくなります。

また、既存の物流業者と改善を続ける場合も、委託先の変更を検討する場合も、
現状を整理しておくことが判断の土台になります。

物流業務を委託した後も、物量や作業内容、運営体制は変化していきます。

そのため、一度情報を整理して終わりにするのではなく、委託元と物流業者が同じ情報を共有し
現場の課題や改善状況を継続して確認できる状態をつくることが大切です。

こうした積み重ねが、物流委託のブラックボックス化を防ぎ、安定した物流運営につながります。

「既存の物流業者へ何を確認すればよいか分からない」
「資料や説明を求めても、必要な情報が得られない」
「値上げを求められたものの、妥当性を判断する材料がない」
「今の物流業者と改善を続けるべきか、委託先を変更すべきか判断できない」

このような場合は、ぜひ当社へご相談ください。

当社は、実際に物流センターの庫内運営を担う3PL事業者です。
これまでの運営経験をもとに、業務フローや物量、作業体制、品質、生産性、費用を確認し、現場がどのような状態にあるのかを整理します。

例えば、

• 物量や作業内容に対して、人員配置が適切か
• 各工程に、どの程度の工数がかかっているか
• 品質トラブルが、どの工程で発生しているか
• 費用の変化に、現場運営上の理由があるか

など、数字と実際の作業の両面から判断できることが当社の強みです。

既存業者との改善、委託体制や契約条件の見直し、物流業者の切り替えなど
今後の方向性を検討するための第一歩として、お気軽にご相談ください。

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